Rabu, 27 Oktober 2010

PROPOSAL ADMIN SUPPORT APLIKASI KEHADIRAN(ABSENSI) KANTOR

PROPOSAL ADMIN SUPPORT

APLIKASI KEHADIRAN(ABSENSI) KANTOR


I. PENDAHULUAN


I.1 Latar Belakang

Saat ini perkembangan teknologi komputerisasi pada era globalisasi sangatlah cepat, maka manusia dituntut untuk selalu dapat mengikuti perkembangan tersebut. Setiap pekerjaan pun saat ini membutuhkan suatu komputerisasi untuk pengolahan dan mendapatkan hasil yang sangat akurat.Terlepas dari perkembangan tersebut, setiap manusia harus dapat terbiasa atau beradaptasi dengan perubahan tersebut. Pekerjaan yang biasanya dikerjakan oleh manusia, maka saat ini harus dapat dikerjakan oleh komputer dengan bantuan aplikasi serta operatornya. Maka dari itu kami membuat suatu aplikasi yang dapat memecahkan masalah ketidak akuratan serta waktu yang lama dalam pengakumulasian dan proses absensi pada suatu kantor. Aplikasi absensi ini dapat mempermudah manusia untuk memproses absen karyawan suatu perusahaan.


I.2 Tujuan

Tujuan dari pembuatan aplikasi absensi ini adalah mempermudah kerja manusia dalam memproses absen suatu perusahaan, serta untuk mengurangi masalah ketidakakuratan akumulasi dari absen yang sering terjadi di suatu perusahaan.


I.3 Ruang Lingkup

Ruang lingkup dari aplikasi kehadiran ini adalah untuk suatu kantor, yang nantinya digunakan untuk absensi karyawan di kantor tersebut. Jika nantinya terjadi error dari hal aplikasi maka seutuhnya menjadi tanggung jawab kami sebagai developer, tetapi jika error karena kesalah manusia atau system maka itu seutuhnya bukan merupakan tanggung jawab kami.



II. PROYEK


II.1 Konsep Manajemen proyek

Manajemen proyek Perangkat Lunak (PL) yang efektif berfokus pada 3 P, dimana harus berurut yaitu

§ PEOPLE : Elemen terpenting dari suksesnya proyek

§ PRODUCT /PROBLEM : Software yang dikembangkan

§ PROCESS : Suatu kerangka kerja dari suatu aktifitas dan kumpulan tugas untuk memgembangkan PL

§ PROJECT (tambahan) : Penggabungan semua kerja untuk membuat produk menjadi kenyataan.


Proyek yang kami tawarkan adalah suatu aplikasi kehadiran atau absensi untuk suatu perusahaan. Aplikasi ini dapat mengakumulasikan kehadiran serta ketidak hadiran karyawan, ketidakhadiran karyawan kami bedakan dengan alasan cuti dan tanpa alasan.

Proyek ini mencakup beberapa hal yang perlu diperhatikan, yaitu :

ü PEOPLE

Elemen ini merupakan salah satu elemen yang penting karena tanpa adanya SDM (Sumber Daya Manusia) yang berkompetensi, proyek ini tak dapat berjalan dengan baik. SDM yang dibutuhkan antara lain 5 Orang karyawan yaitu 2 orang Programmer, 1 orang untuk advertising, 1 orang untuk DBA(database administrator), dan 1 orang technical reviewer. Tugas masing-masing karyawan dapat dilihat lebih jelas dibawah ini:

1. Programming : Bidang ini bertanggungjawab dalam pembuatan serta alur aplikasi absensi yang dibuat.

2. DBA(Database administrator): Karyawan pada bidang ini bertanggungjawab membuat aplikasi database pada software yang kami buat, serta koneksi database nantinya setelah aplikasi ini masuk ke suatu perusahaan.

3. Advertising : Bidang ini melakukan pemasaran jika aplikasi absensi ini telah selesai.

4. Technical reviewer : Melakukan proses pengetesan akhir sebelum software disebarluaskan dan membuat review atas proses testing yang telah dilakukan.


ü PRODUCT

Software yang kami kembangkan disini adalah Visual Basic dengan koneksi database pada MySql. Tingkat kesulitan pada pembuatan proyek ini tergolng menengah, karena kami menggunakan software yang sebagian besar orang sudah mengenal. Kenapa kami menggunakan software yang lebih mudah, agar saat digunakan user dapat beradaptasi dengan aplikasi ini dengan cepat.

Spesifikasi hardware yang menunjang untuk aplikasi absensi karyawan ini diantaranya :

· Processor Pentium4 2.93 GHz

· Ram 1 Gb

· Harddisk 20Gb

· Vga 32 Mb


ü PROCESS

Proses PL memberikan suatu kerangka kerja dimana rencana komprehensif bagi pengembangan PL yang dapat dibangun dengan :

§ Sejumlah kumpulan tugas yang berbeda, kemampuan penyampaian & jaminan kualitas

§ Aktifitas pelindung, jaminan kualitas PL, manajemen konfigurasi PL & pengukuran


Di dalam sebuah proses terdapat beberapa jenis model. Tapi jenis model yang digunakan pada proyek aplikasi absensi ini adalah model sekunsial Linier. Model ini berbentuk Classic Life Cycle / model air terjun, keterangan dan gambar model tersebut dapat kita lihat pada pembahasan selanjutnya.


II.2 Process

Dalam pembuatan software ini sampai selesai ke tahap akhir terdapat beberapa proses pengerjaan yaitu :

  1. Proses Pembuatan alur program Pada tahap ini staff programming akan mulai membuat desain alur program pada aplikasi absensi ini. Programmer menggunakan flowchar serta uml dalam membuat alur program.


  1. Proses pemilihan perangkat lunak

Pada tahap ini semua staff diikut sertakan berpendapat dalam pemilihan perangkat lunak yang digunakan untuk aplikasi absensi ini, dengan tak lupa memperhatikan kelebihan serta kekurangan dari tiap perangkat lunak.


  1. Programming Pada tahap ini programmer akan melakukan proses coding yang disesuaikan dengan alur yang telah diselesaikan di tahap 1, proses ini merupakan proses yang paling lama karena ini merupakan tahap inti dari pembuatan software ini. Oleh karena itu sang programmer harus sesering mungkin mengecek baris program yang ia buat sehingga factor kesalahan (bug) pada tahap akhir software dapat diminimalisir dan tidak terlanjur terjadi suatu kesalahan fatal / critical error pada software yang telah dibuat.


  1. Testing Pada tahap ini software sudah dapat dikatakan selesai akan tetapi sebelum dikeluarkan ke masyarakat luas, masih diperlukan proses testing. Proses ini dikerjakan oleh seseorang bertugas dibagian “Technical and Reviewer”, apabila program dikatakan masih terdapat bug yang fatal maka akan dilakukan perbaikan kembali pada bagian programming. Bila dirasa sudah bagus maka “Technical and Reviewer” akan membuat review dan tutorial penggunaan software ini berdasarkan apa yang dilakukannya pada saat pengetesan. Tutorial yang dibentuk akan berupa buku dimana terdapat software yang telah selesai (Versi Akhir) didalamnya.


  1. Advertising Setelah tahap testing selesai akan dilanjutkan untuk proses advertising, ditahap ini software dianggap sudah “Final” dan tidak terdapat masalah lagi didalamnya, maka bagian advertising bertugas untuk memperkenalkan aplikasi ini ke perusahaan tujuan, serta melakukan sosialisasi dengan user pengguna aplikasi kehadiran ini.



II.3 Project Planning

Perencanaan proyek perangkat lunak bertujuan untuk menyediakan sebuah kerangka kerja yang memungkinkan pembuat membuat estimasi yang dapat dipertanggungjawabkan mengenai sumber daya, biaya dan jadwal. Dalam pembuatan software ini, aktifitas perencanaan proyek yang dilakukan adalah:

1. Penentuan Ruang Lingkup Perangkat Lunak

Pada aktifitas ini kami sebagai pembuat menentukan Ruang Lingkup dari software yang kami ciptakan ini. Ruang lingkup yang kami tentukan adalah menciptakan sebuah software aplikaai absensi yang dapat digunakan untuk pengakumulasian absen karyawan tiap periode yang diinginkan.

2. Penentuan Sumber Daya yang dibutuhkan

Sumber daya yang dibutuhkan disini dibagi kedalam 3 kategori, yaitu Lingkungan, Komponen Perangkat Lunak dan Manusia.

· Lingkungan merupakan infrastruktur yang dibutuhkan untuk mendukung usaha pengembangan dalam proyek ini yang termasuk dalam kategori ini adalah seperangkat PC. Untuk sisi Software yang dibutuhkan adalah software aplikas visual basic 6.0 dan mysql, Word processing seperti Microsoft Office.

· Komponen perangkat lunak merupakan blok bangunan perangkat lunak yang dapat mengurangi biaya pengembangan secara dramatis dan mempercepat penyampaian. Dalam proyek ini untuk mengurangi biaya digunakan sebuah Open Office untuk word processing menggantikan Microsoft Office.

· Manusia sebagai sumber daya utama, dalam kelompok kami terdapat pembagian tugas sesuai dengan bidang keahlian dari setiap anggota. Kami menyiapkan 5 Orang karyawan yaitu 2 orang Programming, 1 orang untuk advertising, 1 orang untuk DBA(database administrator), dan 1 orang technical reviewer.

BIAYA

Dalam suatu proyek tentulah dibutuhkan biaya-biaya untuk menunjang dan menjamin selesainya proyek yang sedang dikerjakan. Proyek ini pun tidak terkecuali, dalam proyek ini biaya dikategorikan dalam beberapa bentuk, yaitu biaya software, biaya pengerjaan dan biaya honor pekerja. Dalam proyek ini biaya hardware tidak termasuk karena kami memanfaatkan perangkat keras yang ada yang sesuai untuk mengerjakan proyek ini.

Rincian dari biaya pengembangan proyek ini yaitu

Biaya Software

- Visual Basic 6.0 = Rp. 2,635,000.-

- MySQL = ------free------

+

Total biaya software = Rp. 2,635,000.-



Biaya Advertising dan pengerjaan

- Percetakan = Rp. 2,000,000.-

- Advertising = Rp. 1,500,000.-

- Biaya pelatihan selama 1 hari = Rp. 1.000.000.-

+

Total biaya advertising dan pengerjaan = Rp. 4,500,000.-


Biaya Honor Pekerja

- (2 Programmer, DBA, Advertising, Technical Reviewer) = Rp. 5,000,000.-


+

TOTAL BIAYA KESELURUHAN =Rp. 12,135,000.-




II.4 Project Schedulling

Proyek yang akan kami buat direncanakan akan selesai selambat-lambatnya dalam jangka waktu 2 bulan sejak awal proses pengerjaan.

Dalam proses pengerjaan ini mungkin saja akan terjadi ketidaktepatan waktu atau keterlambatan pengerjaan.Oleh karena itu untuk menghadapi keterlambatan, kami melakukan suatu tindakan yaitu pada setiap proses pengerjaan kami menetapkan waktu maksimal pengerjaan proses.

Proses-proses yang akan kami lakukan terjadwalkan dalam timeline di bawah ini :

* Pada awal dimulainya proyek, kegiatan pertama yang kami lakukan adalah membuat design alur program. Pada tahap ini kita melakukannya selama 2 minggu waktu pengerjaan.

* Setelah proses design selesai dilakukan, dilanjutkan ke proses selanjutnya yaitu proses pemilihan software selama 1 minggu waktu pengerjaan.

* Setelah proses II selesai dilanjutkan dengan proses pemograman aplikasi absensi dibuat. Proses ini dikerjakan selama 3 minggu waktu pengerjaan. Ini merupakan proses yang paling lama karena membutuhkan ketelitian yang tinggi.

* Setelah proses III selesai di kerjakan, selanjutnya diserahkan kepada technical reviewer untuk dilakukan uji coba dan review keseluruhan dari software tersebut, hasilnya berupa tutorial berbentuk buku selama 1 minggu waktu pengerjaan.

* Setelah semua proses selesai dilakukan, saatnya staff advertising bekerja mengenalkan aplikasi ini pada perusahaan tujuan serta melakukan pelatihan kepada user pengguna alikasi kehadiran ini .


II.5 Software Quality Assurance

Jaminan kualitas perangkat lunak adalah aktivitas pelindung yang diaplikasikan pada seluruh proses perangkat lunak. Kita menggunakan SQA agar produk yang kita pasarkan nantinya akan menjadi produk yang sangat berkualitas. Dalam hal ini yang bertindak sebagai penanggung jawab SQA adalah technical reviewer dengan berpedoman dengan standar kualitas yang berlaku untuk perangkat lunak yaitu ISO 9001 dengan syarat-syarat yang tidak boleh di lewatkan yaitu :

1. Tanggung jawab manajemen : seluruh tanggung jawab proyek di tanggung oleh ketua tim pada proyek ini.

2. Sistem kualitas : ukuran tingkat unjuk kerja dan karakteristik suatu produk barang atau jasa untuk memenuhi fungsi yang di inginkan saat dipergunakan kualitas dapat dipandang sebagai tingkat ukuran kemampuan yang memuaskan untuk digunakan

3. Kajian kontrak : kotrak kerjasama dengan pihak lain.

4. Kontrol desain : design yang digunakan dalam aplikasi ini di rancang oleh tim

5. Kontrol data dan dokumen : data dan dokumen yang telah di buat,di lakukan

6. Pembelian : kita melakukan pemilihan dalam pembelian software

7. Kontrol terhadap produk yang dibeli oleh Pelanggan : tim advertsing melakukan hal ini

8. Identifikasi dan kemampuan penelusuran Produk : programmer melakukan identifikasi kemampuan tentang software.

9. Kontrol proses : melakukan manajemen proses

10. Pemeriksaan dan pengujian : Pemeriksaan dilakukan oleh tim SQA.

11. Kontrol pemeriksaan, pengukuran, dan perlengkapan pengujian : dalam melakukan pengujian kita melakukan control dan menyiapkan perlengkapan dalam proses pengujian.

12. Pemeriksaan dan status pengujian : hal ini dilakukan oleh bagian programming dan technical reviewer

13. Kontrol ketidaksesuaian produk : melakukan penilaian apakah tujuan dari poembuatan software ini sesuai dengan tujuan semula atau tidak.

14. Tindakan preventif dan korektif : bagian programming membuat program ini dengan coding yang semudah / seminimal mungkin, sedangkan reviewer melakukan perbaikan apabila terjadi masalah pada bug yang ditemukan.

15. Penanganan, penyimpanan, pengepakan,preservasi, dan penyampaian : hal ini dilakukan oleh tim advertising.

16. Kontrol terhadap catatan kualitas : melakukan pengecekan apabila software yang telah di pasarkan terdapat masalah mengenai kualitasnya.

17. Audit kualitas internal : melakukan pengecekan kualitas di dalam internal perusahaan sebelum dipasarkan.

18. Pelatihan : melakukan pelatihan pada sumberdaya manusia sebelum menjadi bagian dari perusahaan.

19. Pelayanan : memberikan pelayanan kepada user,dalam hal ini operator absensi disuatu perusahaan.

20. Teknik statistic : melakukan pengujian dengan metode statistika.


Technical reviewer harus melakukan control kualitas terhadap produk ini yaitu harus melakukan proses pemeriksaan, kajian, dan menentukan prosedur pengujian yang digunakan pada keseluruhan siklus pengembangan untuk memastikan bahwa setiap produk memenuhi persyaratan yang ditetapkan. Dimana produk yang akan dihasilkan dan dipasarkan harus memenuhi spesifikasi yang telah ditentukan sebelumnya. Selain itu team technical reviewer juga harus melakukan jaminan kualitas berupa auditing dan pelaporan terhadap management(dalam hal ini pelaporan kualitas dilaporkan kepada seluruh team yang ada agar dapat mengetahui kelemahan yang ada dalam produk itu dan dapat di perbaiki secara bersama-sama.


II.6 Software Testing

Pengujian Perangkat Lunak adalah elemen kritis dari jaminan kualitas perangkat lunak dan merepresentasikan spesifikasi, desain dan pengkodean. Pengujian PL juga merupakan satu elemen dari topik yang lebih luas yang sering diacu sebagai verifikasi dan validasi (V& V). Meningkatnya visibilitas PL sbg suatu elemen sistem dan "biaya” yg muncul akibat kegagalan PL, memotivasi dilakukan perencanaan yg baik melalui pengujian yg teliti.

Dalam melakukan uji coba ada 2 masalah penting yang harus diperhatikan yaitu :

  1. Teknik uji coba Perangkat Lunak
  2. Strategi uji coba Perangkat Lunak.

Pada proyek “Aplikasi absen” yang sedang dibuat. Proyek ini pun akan diuji terlebih dahulu sebelum diberikan kepada khalayak ramai (konsumen). Cara pengujian/pengetesan yang kita lakukan yaitu dengan melakukan simulasi peng-absenan karyawan terlebih dulu, secara internal tim pembuat proyek.

SASARAN PENGUJIAN

1. Pengujian dilakukan dengan simulasi secara keadaan sederhana dan rumit dari suatu masalah absensi yang dilakukan oleh tim pembuat aplikasi, dari pengujian ini maka dapat dilihat apakah masih terdapat bug pada aplikasi ini.


PRINSIP PENGUJIAN

  • Semua pengujian harus dapat ditelusuri sampai ke persyaratan pelanggan.
  • Pengujian harus direncanakan lama sebelum pengujian itu dimulai.
  • Prinsip Pareto berlaku untuk pengujian PL. Prinsip Pareto mengimplikasikan 80% dari semua kesalahan yg ditemukan selama pengujian sepertinya akan dapat ditelusuri sampai 20% dari semua modul program.
  • Pengujian harus mulai "dari yg kecil" dan berkembang ke pengujian "yang besar".
  • Pengujian yg mendalam tidak mungkin.

TESTABILITAS

Testabilitas Perangkat Lunak adalah seberapa mudah sebuah program komputer dapat diuji. Karena pengujian sangat sulit, perlu diketahui apa yang dapat dilakukan membuatnya menjadi mudah.

Karakteristik Perangkat Lunak yang diuji adalah :

a. Operabilitas : Jika proyek yang kita buat mudah untuk digunakan, berarti proyek tersebut juga mudah untuk diuji.

b. Observabilitas : Software yang diuji adalah hasil akhir (output) yang kita buat.

c. Kontrolabilitas : Jika proyek yang kita buat telah dikontrol dengan baik dan dilakukan dengan jangka yang statis, maka kemungkinan suatu kesalahan sangat kecil. Karena setiap langkah dapat dikontrol dengan baik.

d. Dekomposabilitas : Pada karakter ini, setiap bidang akan mengontrol bidangnya masing-masing. Sehingga jika terdapat kesalahan dapat langsung diperbaiki.

e. Kesederhanaan : Apabila proyek yang kita buat termasuk kedalam jenis yang kecil, maka dalam pengujiannya pun akan lebih cepat.

f. Stabilitas : Jika terjadi banyak perubahan pada “aplikasi absensi” maka kemungkinan terjadinya gangguan pada “aplikasi absensi” tersebut pun akan semakin besar.

g. Kemampuan Dipahami : Suatu proyek yang baik adalah proyek yang memberikan banyak informasi agar si pengguna tidak bingung dalam penggunaannya.